Ablauf einer IFS Zertifizierung

Sie wissen zwar, was der Begriff Zertifizierung bedeutet, jedoch ist Ihnen der Ablauf einer IFS Zertifizierung unbekannt? Auf der folgenden Seite erfahren Sie, aus welchen Schritten der Ablauf einer Zertifizierung besteht und was bei den einzelnen Schritten geprüft wird. Auch wenn Sie bereits nach dem International Featured Standard Food zertifiziert sind, erfahren Sie hier, wie es nach der Zertifizierung weitergeht.

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Ihre IFS Zertifizierung – Ablauf

Nachdem Sie den International Featured Standard in Ihrem Lebensmittelunternehmen eingeführt, überprüft und anschließend ggf. Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen als Ergebnis Ihrer Prüfung durchgeführt haben, können Sie Ihre Zertifizierung vornehmen.

Egal, ob Sie eine IFS Zertifizierung vornehmen lassen möchten oder ein anderes Managementsystem zertifiziert werden soll, der Ablauf einer Zertifizierung ist eigentlich immer gleich und folgt einer festen Vorgehensweise. Der typische Ablauf einer IFS Zertifizierung beinhaltet ein Voraudit, das Zertifizierungsaudit und endet beim Überwachungsaudit. Allerdings müssen nicht alle Schritte auf dem Weg zur Zertifizierung immer zwingend vorgenommen werden.  

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Schritt 1: Vorbereitungen – Ablauf einer IFS Zertifizierung

Die Vorbereitungen für eine Zertifizierung sind sehr umfangreich und damit Sie IFS zertifiziert werden, muss vieles getan werden. Zu Beginn steht natürlich erst einmal die Einführung des International Featured Standard Food-Systems, falls dies noch nicht geschehen ist. Hierfür sollten Sie sich zunächst die Anforderungen des International Featured Standard genauestens betrachten und mithilfe einer Bestandsaufnahme entscheiden, welche Maßnahmen Sie noch treffen müssen, um die Anforderungen der International Featured Standard Food vollends zu erfüllen. Anschließend können Sie Ihr International Featured Standard Food-System dann implementieren. Durch regemäßige Interne Audits können Sie die Wirksamkeit Ihres International Featured Standard Food-Systems prüfen und sicherstellen, dass es alle Anforderungen des International Featured Standard erfüllt.

Wählen Sie eine Zertifizierungsgesellschaft für Ihre Zertifizierung aus

Nachdem Sie Ihr International Featured Standard-System implementiert und dessen Wirksamkeit geprüft haben, können Sie parallel mit der Auswahl einer Zertifizierungsstelle beginnen. Dabei können die Kosten für Ihre IFS Zertifizierung bei den verschiedenen Zertifizierungsstellen unterschiedlich hoch ausfallen – obwohl sich davon die Leistung im Regelfall nicht unterscheidet! Daher zahlt sich ein Preisvergleich aus und Sie sollten unbedingt unterschiedliche Angebote einholen. Sie können beispielsweise direkt bei der DAkkS GmbH auf der Internetseite entsprechende Zertifizierungsgesellschaften in Ihrer Nähe heraussuchen (beachten Sie die Anfahrtskosten, die berechnet werden) und sich von diesen Angebote erstellen lassen.

Wenn Sie sich anschließend für eine Zertifizierungsgesellschaft entschieden haben, erfolgt die entsprechende vertragliche Fixierung. Sie erhalten nun einen Fragebogen der Zertifizierungsgesellschaft über das eigene Unternehmen. Halten Sie sich immer vor Augen, auch wenn Sie natürlich Ihr Zertifikat von der Zertifizierungsgesellschaft erhalten möchten, sind Sie dennoch der Kunde, der auch ein gewisses Mitspracherecht hat. Bei Verdacht auf Befangenheit können Sie z.B den gewählten Zertifizierungsauditor ablehnen – dann wird ein neuer Auditor benannt.

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Schritt 2: Das Voraudit – Ablauf einer IFS Zertifizierung

Auf dem Weg zu Ihrer Zertifizierung nach International Featured Standard Food ist das Voraudit kein fester Bestandteil vom Zertifizierungsaudit. Das Voraudit stellt eine freiwillige Vorabprüfung dar. Dabei wird einerseits die Dokumentation vom International Featured Standard Food-System geprüft und es erfolgt außerdem ein Voraudit vor Ort. Sinn und Zweck eines Voraudits ist, eventuelle Unsicherheiten aufzudecken und zu überwinden. Es kennzeichnet sich dabei durch folgenden Eigenschaften aus:

• KEIN zwingender Bestandteil vom Zertifizierungsaudit
• KEINE Voraussetzung zum Erhalt des Zertifikats
• MUSS NICHT von einer Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt
‏    werden – möglich ist auch eine Durchführung durch einen Berater

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Schritt 3: Zertifizierungsaudit -Ablauf einer IFS Zertifizierung

Vereinbaren Sie nun mit Ihrer gewählten Zertifizierungsgesellschaft Audittermine für Ihr Stufe I und Stufe II Audit.

Was ist ein Zertifizierungsaudit Stufe 2?

Im Zertifizierungsaudit – Stufe I findet zunächst die Überprüfung Ihrer Dokumentation vor Ort durch den Auditor statt. Hierbei wird die Konformität Ihrer Dokumentation mit den Anforderungen des International Featured Standards überprüft. Bei der Beurteilung des Standortes und der standortspezifischen Bedingungen, wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit – Stufe II festgestellt.

Vor dem Zertifizierungsaudit – Stufe II können evtl. festgestellte Abweichungen im Stufe I Audit noch verbessert werden.

Und was ist ein Zertifizierugnsaudit Stufe 2?

Bei Ihrem Zertifizierungsaudit – Stufe II erfolgt dann die Feststellung der Konformität des Systems und aller notwendiger Dokumente vor Ort. Nach vollständiger Durchführung des Stufe II Audits, verfasst der Auditor einen Auditbericht mit seinen Feststellungen. Sie erhalten in einem Abschlussgespräch mit dem Auditor einen genauen Überblick über den Auditverlauf, eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse und Empfehlungen hinsichtlich ggf. festgestellter Nichtkonformitäten und möglicher Verbesserungspotenziale im Unternehmen.

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Schritt 4: Bewertung der Auditergebnisse und ggf. Nachaudit – Ablauf einer IFS Zertifizierung

Nach dem Zertifizierungsaudit führt der Auditor eine Bewertung der Auditergebnisse durch. Dabei werden die Feststellungen aus dem Audit bewertet und in einem Auditbericht festgehalten. Bei der Bewertung der Ergebnisse sind folgende Feststellungen möglich:

Konformität mit den Anforderungen
Nicht-Konformität mit den Anforderungen

Im Falle von Abweichungen im Zertifizierungsaudit, die sich bei der IFS Konformitätsprüfung durch den Auditor ergeben haben, werden je nach „Schwere“ der festgestellten Abweichung vor Erteilung des Zertifikates, Korrekturmaßnahmen festgelegt, eingeleitet und durch den Auditor auf deren Umsetzung überprüft. Um die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen zu prüfen, findet ein Nachaudit statt. Im Mittelpunkt steht dabei die Beseitigung der Nicht-Konformitäten. Obwohl sich der Umfang vom Nachaudit ausschließlich auf die Überprüfung der Korrekturmaßnahmen bezieht, führt das Nachaudit zu höheren Zertifizierungskosten. Sollten im Zertifizierungsaudit keinerlei Abweichungen festgestellt worden sein, erfolgt umgehend die IFS Zertifizierung.

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Schritt 5: Erteilung des IFS Zertifikats – Ablauf einer IFS Zertifizierung

Nach dem Sie das Zertifizierungsaudit positiv durchlaufen oder eventuelle Nicht-Konformitäten beseitigt haben, erfolgt in einem nächsten Schritt die Erteilung des Zertifikats. Dafür erteilt der Auditor eine Empfehlung an die Zertifizierungsstelle.

Die eigentliche International Featured Standard Food-Zertifizierung erfolgt durch eine benannte Person der Zertifizierungsorganisation. Diese benannte Person prüft die Dokumentation sowie den Auditbericht des Zertifizierungsaudits. Anschließend wird das Zertifizierungsverfahren freigegeben und die Zertifizierung des IFS Systems kann erfolgen.

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Schritt 6: Das Überwachungsaudit – Ablauf einer IFS Zertifizierung

Spätestens 12 Monate nach dem letzten Audittag des Stufe II Zertifizierungsaudits muss das erste Überwachungsaudit durchgeführt werden, welches aber einen geringeren Umfang als das Zertifizierungsaudit hat, da die Prüfung bestimmter Normabschnitte auf die Überwachungsaudits aufgeteilt werden können. Nach weiteren 12 Monaten findet das zweite Überwachungsaudit und drei Jahre nach der Erstzertifizierung dann das Rezertifizierungsaudit statt.

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