Vollautomatisiertes Dokumentenmanagement IFS International Food Standard

In einem Handbuch oder Managementsystem im Bereich IFS werden grundsätzlich alle relevanten Prozesse und auch deren struktureller Aufbau verbindlich dokumentiert. So stellen Sie sicher, dass die Vorgehensweisen im Betrieb für jeden Mitarbeiter klar definiert und direkt einsehbar sind. Neben der Dokumentation der Prozesse sind in einem IFS – International Food Standard Handbuch immer auch Dokumente enthalten, die die Prozesse im Sinne der spezifischen Forderungen für den International Food Standard schriftlich festhalten. Zwingende Dokumente hierfür sind unter anderem Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen, Formvorlagen oder auch Arbeitsanweisungen.

Im herkömmlichen Sinne versteht man unter einem IFS Handbuch meist ein Bündel gedruckter Dokumente. Dies birgt jedoch ein hohes Risiko – die Aktualität der Inhalte. Um die Aktualität aller Inhalte jederzeit sicherstellen zu können, muss stetig geprüft werden, dass jeder Mitarbeiter über die Aktualisierung informiert ist und tatsächlich nur die Dokumente mit neustem Revisionsstand nutzt. Da diese Sicherstellung mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist, geht die akribische Prüfung meist im Alltagsstress unter und die Inhalte veralten kontinuierlich. Zu tragen kommt dies dann erst, wenn wieder ein Audit bevorsteht und alle Inhalte zeitnah auf den aktuellsten Stand gebracht werden müssen. Daher wird heute nicht mehr auf ein Handbuch in gedruckter Form gesetzt, sondern vielmehr auf ein digitales Handbuch, welches bereits ein automatisiertes Dokumentenmanagement IFS International Food Standard beinhaltet. Inhalte sollten dabei zentral bearbeitet und jederzeit der gesamten Belegschaft im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können. Selbstverständlich sollte hierbei die Aktualisierung der Inhalte als auch die Lenkung und Steuerung der Dokumente vereinfacht werden.

Entdecken Sie im Folgenenden Dokumentenmanagement – MMSPRO das Managementsystem im Netzwerk Ihres Unternehmens, welches Ihnen neben zahlreichen Vorteilen auch ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement IFS – International Food Standard - bietet. So sind Ihre Dokumente ohne hohen Zeitaufwand dauerhaft aktuell und können jederzeit, an jedem Arbeitsplatz direkt aufgerufen und angewendet werden.

Hier haben wir Ihnen die Vorteile des Systems nochmals zusammen gefasst:

Vollautomatisiertes Dokumentenmanagement IFS - International Food Standard die sichere Lösung zur Dokumentenlenkung und Dokumentensteuerung

Die Integration von Dokumenten in Ihr MMSPRO Handbuch erfolgt im Back-End Bereich. Bei einer Aktualisierung oder bei der Integration eines neuen Dokumentes wird dem Dokument dabei automatisch ein neuer Revisionsstand vergeben. Ihre Dokumente sind somit immer aktuell und sicher gelenkt.
Dabei können Sie wählen, ob bei einer Änderung eine neue Unterversion des Dokumentes entstehen soll. Bei marginalen Änderungen kann ein Update vorgenommen werden und eine Unterversion wird erstellt (aus der Revision 1.0 wird dann 1.1). Bei größeren inhaltlichen Änderungen empfiehlt es sich jedoch ein Upgrade vorzunehmen und die Hauptversion zu ändern (aus der Revision 1.0 wird dann 2.0). Direkt nach der Freigabe der neuen bzw. geänderten Dokumente mit neuem Revisionsstand, sind diese dann auch für Ihre Mitarbeiter im Front-End einsehbar.

Mit der praktischen Änderungshistorie behalten Sie dabei immer den genauen Überblick der unterschiedlichen Änderungspunkte und können direkt zurückverfolgen aus welchem Grund eine Änderung erfolgt ist oder warum ein neuer Revisionsstand vergeben wurde. Mit der integrierten Kommentarfunktion können Sie zu jedem Dokument wichtige Hinweise hinterlegen. Diese Hinweise können auch in der Änderungshistorie aufgerufen werden. Durch die hilfreiche Dokumentenarchivierungsfunktion gelangen Sie per Mausklick direkt auf alle Dokumente – natürlich auch auf dessen Vorgängerversionen. Jedes Dokument bleibt somit erhalten und kann jederzeit aufgerufen werden. Selbstverständlich beinhaltet das Dokumentenmanagement IFS International Food Standard auch eine Übersicht aller in Ihr Dokumentenmanagement - MMSPRO IFS Handbuch integrierten Dokumente. Diese können Sie in einer Liste aufrufen oder sich im Zusammenhang mit den spezifischen International Food Standard Forderungen anzeigen lassen.


Von überall und zu jeder Zeit – dank browserbasiertem Zugriff

Ihr MMSPRO IFS Handbuch kann durch den browserbasierten Zugriff (Internet Explorer) unabhängig einer zusätzlichen Software von überall, jederzeit und von jedem beliebigen Computer aufgerufen und bearbeitet werden.
Sie sind demnach nicht an einen Standort oder Arbeitsplatz gebunden und können auch unterwegs oder von zu Hause aus an Ihrem IFS - International Food Standard Handbuch weiterarbeiten. Direkt nach der Installation (Dauer: weniger als 3 Minuten) können Sie mit MMSPRO arbeiten. Zu diesem Zeitpunkt können auch Ihre Mitarbeiter bereits auf das Front-End zugreifen.


Sicheres Arbeiten im Back-End und direkte Publikation im Front-End

Als Managementbeauftragter IFS arbeiten Sie sicher in Ihrem Bereich, dem Back-End, an Ihrem IFS Handbuch. Von dort aus steuern Sie alle Inhalte, welche Ihre Mitarbeiter über deren Bereich, dem Front-End, direkt einsehen können. Selbstverständlich bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter welche Bereiche einsehen sowie nutzen darf und welche nicht. Im Back-End Bereich haben Sie auch direkten Zugriff auf das Dokumentenmanagement IFS - International Food Standard.
Im Front-End haben Ihre Mitarbeiter (je nach Zugriffsrecht) direkten Einblick in die Prozesslandschaft des Unternehmens und können alle Dokumente direkt aufrufen. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern auch effizient, denn das umständliche Verteilen gedruckter Dokumente entfällt und alle Dokumente können ohne weiteren Aufwand immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.

Mit Dokumentenmanagement - MMSPRO haben Sie die Möglichkeit auch Ihre Mitarbeiter in die Weiterentwicklung und in die Betreuung Ihres IFS Handbuch direkt einzubeziehen. Je nach Zugriffsrecht können Mitarbeiter Ihnen neue Dokumente oder auch Änderungen an bestehenden Dokumenten vorschlagen. Selbstverständlich werden die Vorschläge Ihres Mitarbeiters erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Back-End Bereich übernommen. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt auch im Back-End. Dabei bestimmen Sie wann, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Front-End zugreifen oder diese bearbeiten darf.



Frei anpassbar – individuelle Prozesslandschaft erstellen

Allle Beispielprozesse aus MMSPRO sind frei anpassbar und es können beliebig viele Neue hinzugefügt werden. Die Prozesslandschaft kann jederzeit an Ihre individuellen Unternehmensprozesse angepasst, erweitert oder auch farblich verändert werden. Natürlich können Sie auch inhaltlich das System an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie wichtige Zusatzinformationen in Bild und Schrift für Ihre Mitarbeiter bei allen Prozessen hinterlegen.
Das MMSPRO IFS Handbuch inklusive dem vollautomatisierten Dokumentenmanagement IFS - International Food Standard können Sie als kostenlose Testversion (ohne Kündigung, ohne Folgeverpflichtungen) ausgiebig testen. In der Testversion MMSPRO Basic können Sie sich mit dem Aufbau und allen Funktionalitäten direkt vertraut machen. Auch die Version zum Testen beinhaltet bereits kostenlose allgemeine Vorlagen und Checklisten, die Sie direkt für Ihre tägliche Arbeit anwenden können.


Dank integrierten TO-DO Listen managen Sie, welche Dokumente, wann zum Einsatz kommen

Mit dem MMSPRO IFS Handbuch können Sie sich selbst einen genauen Leitfaden anlegen, wann Sie welche Aufgabe bearbeiten möchten. Hinter dem Leitfaden verbirgt sich jedoch kein simples Dokument, sondern eine weitere wichtige Funktionskomponente von MMSPRO, die TO-DO Listen. Mit Hilfe des TO-DO Listen Generators können Sie persönliche TO-DO Listen zur Betreuung oder Einführung Ihres IFS Handbuch (IFS Managementsystems) anlegen.
Jede TO-DO Liste kann dabei eine detaillierte Beschreibung für jeden einzelnen Umsetzungsschritt (TO-DO) beinhalten und relevante, zu bearbeitenden Dokumente angehängt haben. Dabei können Sie die TO-DO Listen in MMSPRO nicht nur für Ihr IFS Handbuch, sondern auch für Ihr Projektmanagement effektiv nutzen. Bei der Visualisierung der Listen können Sie zwischen einer Auflistung, einer kalendarischen Darstellung oder einem Gantt-Chart wählen oder sich alle TO-DO‘s in einer zeitlichen Abfolge (überfällig, tagesaktuell, zukünftig) anzeigen lassen.

E-Learning Schulungen zur Unterweisung Ihrer Mitarbeiter

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